Il Time Management per l’organizzazione del lavoro e la gestione personale
Quante volte capita di avere la sensazione che le ore della giornata non bastino mai?
Lavoro, obiettivi, impegni personali… Abbiamo tutti le stesse 24 ore, ma alcune persone sembrano sempre riuscire a fare e ottenere di più con il loro tempo rispetto a noi.
Per quale motivo accade?
La risposta, generalmente, è una: la buona gestione del tempo.
In questo articolo parleremo proprio di time management e di quali strumenti possono aiutarci a ottimizzare il tempo a nostra disposizione.
Cos’è il Time Management
Il time management è un processo di pianificazione e controllo del proprio tempo, che permette di programmare le giornate, schedulare l’agenda, definire i piani d’azione propri e del team, nonché il tempo da dedicare alle attività che più ci piacciono. La capacità di gestione del tempo, quindi, si traduce in una serie di strategie e di pratiche volte alla definizione di priorità, per la realizzazione di attività, progetti e obiettivi entro un determinato lasso di tempo.
Una buona gestione del tempo è alla base del successo personale e professionale poiché, da un lato, favorisce la produttività e permette di lavorare meglio, dall’altro, supporta il proprio benessere riducendo ansia e stress.
Per ottimizzare efficacemente il proprio tempo è necessario tenere conto di 3 elementi fondamentali:
- quali sono le attività che vogliamo svolgere;
- qual è il tempo che abbiamo a disposizione;
- quanto tempo impieghiamo noi come persone a eseguire le attività previste.
In questo modo, sarà più semplice essere pienamente responsabili di una risorsa che, se non gestita, rischia di essere investita nella direzione sbagliata.
Vediamo insieme quali sono i vantaggi di una buona gestione del tempo.
I vantaggi del Time Management
Un time management efficace aiuta a sentirsi più in controllo e a maturare la sicurezza di saper scegliere il modo migliore per impiegare il proprio tempo, senza il rischio di investire energie e risorse in attività non prioritarie, o peggio, inutili.
Tra i vantaggi principali del time management troviamo:
- maggiore produttività ed efficienza;
- minor stress e ansia;
- maggiore capacità di gestire gli/ le altr* e di aiutarli nel raggiungimento dei loro obiettivi;
- migliori possibilità di avanzamento professionale;
- più opportunità per raggiungere obiettivi di vita e di carriera.
In generale, una buona gestione del tempo determina un passaggio di attenzione dalle attività ai risultati. Essere occupati, infatti, non significa essere efficaci. Il time management richiede di prendere attivamente le decisioni su ciò che si vuole fare, evitando di reagire continuamente a stimoli esterni, che generano la perdita di controllo sul lavoro e sulla propria vita.
È importante quindi essere consapevoli che quello della gestione del tempo è un vero e proprio processo cognitivo, che prevede:
- la pianificazione e la definizione di obiettivi SMART-ER;
- la definizione di scadenze e l’allocazione temporale delle attività in base alle priorità;
- deleghe, analisi e monitoraggio.
Vista la complessità del time management, non è raro che si incontrino delle difficoltà nel processo di pianificazione. È quindi fondamentale conoscere anche quali sono le cause principali del fallimento del time management, per evitare di cadere nella “trappola” dell’improduttività.
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Cosa determina il fallimento del time management
Innanzitutto, è bene sottolineare che quando si parla di time management, spesso, non vengono prese in considerazione le competenze trasversali (soft skill) indispensabili per una corretta gestione del tempo, come l’autoconsapevolezza, l’autoefficacia, l’intelligenza emotiva e la competenza organizzativa.
Si tratta di abilità fondamentali perché consentono di conoscersi, di comprendere ciò che si vuole, le proprie emozioni e i propri obiettivi, per integrare le attività da svolgere nella propria realtà quotidiana, facendo scelte utili a impiegare il tempo in maniera efficace e produttiva.
Quando la persona non è ben consapevole di se stessa, dei propri punti di forza, delle aree in cui potrebbe migliorare, del percorso da seguire, difficilmente è in grado di organizzare il lavoro e gestire la propria vita in modo efficace ed efficiente. In molti casi, quindi, le cause del fallimento del time management sono riconducibili a:
- la sottrazione del tempo dalla vita personale per aggiungere tempo alle attività professionali, responsabile di creare uno sbilanciamento tra la sfera personale e quella lavorativa, che porta all’esaurimento delle energie in un’unica direzione;
- la distrazione: spesso non siamo consapevoli di quanto tempo sprechiamo lasciandoci distrarre da attività che interrompono il flusso di lavoro o di vita. Soprattutto l’innovazione tecnologica, con le sue mail, le notifiche, i social, ecc. ha ridotto drasticamente la capacità attentiva e determinato una generale incapacità di mantenere il focus su ciò che si sta facendo;
- la mancanza di organizzazione: tendiamo a organizzare le attività da svolgere quotidianamente in modo veloce, senza focalizzare davvero l’attenzione su quel che vogliamo raggiungere. Organizziamo sì, ma non in modo strutturato;
- la procrastinazione: secondo la Legge di Parkinson, “Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento” (The Economist, 1995). Il tempo, quindi, si espande in funzione di come lo gestiamo noi e senza un’organizzazione efficace tendiamo a rimandare tutto ciò che possiamo, lasciando che il tempo ci sfugga dalle mani;
- l’incapacità di fissare le priorità e di organizzarsi all’interno delle stesse per mancanza di autodisciplina, ossia della capacità di darsi delle regole e rispettarle: se mancano questi elementi la gestione efficace del tempo sfugge (I sette pilastri del successo, Stephen Covey, 15 agosto 1989);
- una definizione confusa e poco chiara degli obiettivi.
Obiettivi e Time management: cosa significa avere un obiettivo ben formato e come definirlo
Il time management si fonda sul concetto fondamentale di definizione delle priorità. La gestione efficace del tempo, quindi, prevede la capacità di:
- stabilire delle priorità;
- massimizzare il tempo da dedicare alle attività prioritarie;
- limitare il tempo da dedicare alle attività non prioritarie.
Ancor prima, per individuare le priorità è essenziale saper definire obiettivi ben formati. Tenere conto dei propri obiettivi, infatti, permette di organizzare efficacemente il tempo poiché, in fase di programmazione, si avrà la possibilità di definire quali sono le attività tangibili da realizzare per raggiungere i propri traguardi e i comportamenti da attuare. L’obiettivo, quindi, è l’elemento fondante per la strutturazione di un piano d’azione.
Un obiettivo ben formato deve tenere conto del metodo SMARTER.
SMARTER è l’acronimo attraverso cui vengono definite le caratteristiche che ogni obiettivo deve possedere, e che corrispondono alle parole:
- Specifico: ciò che vogliamo ottenere deve essere definito in modo chiaro e dettagliato, stabilendo le azioni da intraprendere per raggiungere l’obiettivo;
- Misurabile: quali elementi tangibili ci consentiranno di confermare il raggiungimento del nostro obiettivo? È importante definire adeguate unità di misura, per poter valutare i progressi in maniera chiara.
- Attuabile: l’obiettivo deve essere realizzabile in termini di contesto, risorse e disponibilità. Un obiettivo troppo difficile da raggiungere, che va oltre le proprie competenze, non può che causare insicurezza e frustrazione;
- Rilevante: un obiettivo deve possedere rilevanza, ossia importanza funzionale e/o emotiva, sia per la persona in termini di felicità, benessere, autorealizzazione, sia per i risultati che si vogliono ottenere;
- Temporalmente determinato: ciò che vogliamo realizzare deve poter essere raggiungibile in tempi definibili, permettendo di creare un piano di azione con scadenze e momenti di verifica dell’andamento;
- Etici ed ecologici: l’obiettivo deve avere un impatto positivo nella propria vita ed essere coerente con i valori, l’identità e la cultura della persona o dell’organizzazione a cui si riferisce. Deve quindi rispondere a un “perché”, a una visione, a un desiderio di cambiamento, per generare un’attivazione concreta e consapevole;
- Registrato: l’obiettivo deve essere scritto nero su bianco e non definito solo a mente, oltre che essere espresso in termini positivi.
Ma concretamente, quali sono gli strumenti che ci permettono di migliorare la nostra capacità di gestione del tempo?
Strumenti di Time management
La matrice di Eisenhower
Una pratica di gestione del tempo particolarmente diffusa è la matrice di Eisenhower, utile per la definizione delle priorità.
La matrice si basa su 4 criteri (urgente, non urgente, importante e non importante), dal cui incrocio è possibile definire quali attività possiamo delegare, quali dobbiamo portare a termine immediatamente e quali possiamo pianificare con più calma.
La matrice di Eisenhower si divide in quattro quadranti, che classificano le attività da svolgere in funzione della loro urgenza e importanza:
- quadrante 1 – importante/urgente: fa riferimento alle cose da fare subito e non delegabili;
- quadrante 2 – importante/non urgente: comprende le azioni che non possono essere delegate, ma che possono essere rimandate;
- quadrante 3 – non importante/urgente: implica quelle attività che potrebbero essere delegate. Per esempio, riunioni a cui non è indispensabile essere presenti;
- quadrante 4 – non importante/non urgente: sono le attività superflue che potrebbero essere eliminate, perché fonti di distrazione e non funzionali al raggiungimento degli obiettivi.
Suddividendo le attività in questi quadranti è possibile organizzare il flusso di lavoro con maggiore facilità.
Teoria dei due elenchi di Warren Buffett
La teoria dei due elenchi elaborata da Warren Buffett è una tecnica utile per capire come riconoscere le proprie priorità e per comprendere come troppo spesso dedichiamo tempo ad attività non prioritarie per la nostra vita.
Questa tecnica prevede di scrivere su un foglio una lista di 25 propositi, identificando, tra questi, i 5 più importanti.
Una volta definiti i 5 propositi su cui vogliamo focalizzarci, viene richiesto di porre l’attenzione su quanto questi siano importanti per noi, cercando di trasformarli in obiettivi SMART e riscrivendoli in una forma positiva.
Una volta identificati e, successivamente, raggiunti, sarà possibile procedere con i restanti propositi selezionando gli altri 5 dalla lista.
Alla base di questa tecnica vi è una teoria: “Tutto ciò che non è prioritario è fonte di distrazione”.
The Goals Grid di Fred Nickols
Il Goals Grid di Fred Nickols è una matrice al cui interno vengono poste due domande: “Ce l’ho?” e “Lo voglio?”. Entrambe le domande prevedono come risposta un Sì o un No e l’interazione di queste risposte dà origine a quattro categorie di obiettivi (https://www.nickols.us/versatiletool.pdf):
- obiettivi da raggiungere (condizioni che vogliamo ma non abbiamo);
- obiettivi da preservare (condizioni che vogliamo e attualmente abbiamo);
- obiettivi da evitare (condizioni che non vogliamo e non abbiamo);
- obiettivi da eliminare (condizioni che abbiamo ma non vogliamo).
La griglia degli obiettivi ha dimostrato la sua utilità in un’ampia gamma di attività, quali:
- pianificazione operativa e strategica;
- definizione e analisi degli obiettivi;
- identificazione delle esigenze delle personali o professionali e definizione di una struttura utile ad analizzarle.
È uno strumento versatile che può essere applicato direttamente agli obiettivi o alle azioni, per scopi personali e/o professionali.
Time Boxing
Il Time Boxing è una strategia di gestione del tempo basata su obiettivi, che aiuta ad aumentare la produttività e ridurre le distrazioni. Questa tecnica prevede la creazione di un blocco di tempo (“timebox”), in cui ci si pone l’obiettivo di completare un’attività.
Stabilire in anticipo quanto dovremo investire nello svolgimento di un’attività, consente di gestire tempo e il lavoro, contribuendo a ridurre i task superflui. Inoltre, monitorare quanto e come impieghiamo il tempo nelle attività quotidiane è proprio il primo step del time management: sia che si tratti di attività individuali, che di processi aziendali, è essenziale fotografare l’utilizzo del tempo in ogni suo dettaglio.
Tecnica del pomodoro
In sinergia con il Time Boxing, si può utilizzare la tecnica del pomodoro.
Si tratta di una tecnica nata negli anni ‘80 e proposta da Francesco Cirillo, utile per contrastare la tendenza a procrastinare, per mantenere alta la concentrazione e aumentare la produttività sul lavoro. Il principio su cui si basa questa tecnica è l’idea che ogni attività possa essere suddivisa in micro sequenze di tempo composte da 25 minuti ciascuna, ognuna delle quali intervallata da una breve pausa di 5 minuti.
Il nostro cervello, infatti, non possiede energia e concentrazione illimitata, ma ha bisogno di brevi pause per ricaricarsi da fasi di lavoro più intense. Unendo la tecnica del time boxing e il monitoraggio del tempo, si avrà la possibilità di:
- monitorare quanto tempo si è riusciti a lavorare, nonché i progressi fatti nell’esecuzione delle attività;
- monitorare quante pause o interruzioni vi sono state nel corso della giornata;
- definire quali soluzioni possono essere mettere in atto per risolvere imprevisti e interruzioni.
Conclusioni
Abbiamo visto come il time management rappresenti una competenza imprescindibile per ottimizzare il tempo, che si tratti della propria vita professionale o di quella personale.
Come ogni competenza comportamentale, anche il time management richiede un allenamento costante e, in molti casi, il supporto di un professionista che sappia guidarci nello sviluppo di questa importante skill. Infatti, oltre all’utilizzo di strumenti e tecniche, il time management prevede la maturazione di competenze trasversali molto più profonde, come l’intelligenza emotiva e quindi l’autoconsapevolezza e l’autoefficacia.
Quindi, se anche tu desideri migliorare la capacità di organizzazione e gestione del tempo tua o del tuo team, prenota una chiamata conoscitiva gratuita e valutiamo insieme come posso aiutare te e/o la tua organizzazione e i/le tuoi/tue collaboratori/collaboratrici.
A presto,
Rosy
Fonti bibliografiche:
- The Economist a firma di Cyril Northcote Parkinson, 1995
- I sette pilastri del successo, Stephen R. Covey, Bompiani, 1993
